19 октября 2017      901      0

Порядок приема-передачи дел и документов — образец акта



Акт приема-передачи документов является официальным видом документации и составляется в случае передачи ценных бумаг одной стороной другой. Это неотъемлемое сопровождающее приложение любого составленного контрагентами договора.

Также составление передаточного акта происходит на предприятии в случае перемещения документов на архивное сбережение или для их передачи внутри производства.

Акт является сопроводителем любого процесса перемещения бумаг и дел.

Важно: он обладает юридической силой, так как содержит все необходимые реквизиты и подписи участников процесса.

Образец акта приема-передачи документов другому лицу — скачать.

Законодательно составление акта приема-передачи обязательно только в определенных случаях, при передаче:

  • Товарно-материальных ценностей;
  • Бланков строгого учета.

Во всех остальных случаях он формируется по решению сторон.

При передаче денежных средств акт составляется по такому образцу. Если передача денег проводится между кассирами, то он выглядит так.

Как оформить акт приема-передачи документов другому лицу

Законодателем не предусмотрена форма для приема-передачи бумаг, но на практике акт должен содержать следующие данные:

  • Название юридического лица;
  • Дата и место формирования бумаги;
  • Название документа;
  • Основание для его применения;
  • Далее идет указание ФИО и должностей лиц, занимающихся передачей дел;
  • При наличии приемочной комиссии – ее состав;
  • Перечень передаваемых по описи документов с указанием основных их реквизитов;
  • Подписи всех участвующих в процессе лиц.

Важно: составление документа о приеме-передаче дел происходит изначально, что требует предельного внимания в его заполнении или формируется черновой набросок, согласно которому затем и составляется оригинал, содержащий подписи всех лиц.

Чтобы качественно выполнить опись документов, лучше в акте приема-передачи составить таблицу с колонками для нумерации, названия, описания.

Для более упрощенного формирования акта можно использовать фирменный бланк предприятия, где уже имеется шапочка с основными реквизитами.

Что нужно знать при составлении акта

Формируя акт, необходимо учитывать принадлежность передаваемых документов:

  • Бухгалтерская документация – при наличии бумаг строгой отчетности лучше составить дополнительный акт, так как это материальные ценности и собрать комиссию;
  • Кадровая документация – в данном случае предварительно следует отсортировать бумаги, на чистые, подлежащие долгому хранению, уничтожению и прочее;
  • Учредительная документация – необходимо соблюдение всех стандартов, принимать следует строго по описи, особое внимание при этом уделить гербовой печати.

Когда необходимо составление акта приема-передачи документов

Акт играет важную роль при перемещении документации:

  • Внутри организации между подразделениями или от одного должностного лица другому, к примеру, при увольнении – это самый распространенный способ, формируется передаточный акт, согласно которому одно лицо передает важную документацию другому;
  • При изменении юридического статуса организации – создается приемочная комиссия, в состав которой должны входить представители заинтересованных сторон, дела передаются в государственное хранилище, для чего необходимо придерживаться всех стандартов во время оформления их передачи;
  • Смена руководящего состава – приемочная комиссия в данном случае должна по описи принять все числящиеся за руководителем документы и передать их новому директору или ответственному за хранение лицу;
  • Архивное хранение – сдача в архив доступна только по акту приема-передачи, ответственное лицо принимает документы согласно описи, нумерует их и прошнуровывает;
  • Конкурсный управляющий – назначается данное лицо в случае банкротства юрлица, тогда дела передаются на хранение в государственный архив.

Акт передачи документов имеет особое значение, так как этот бланк одновременно является описью передачи особо важных и ценных бумаг, что требует предельного внимания при его формировании.

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Свежие записи
Популярные записи
Рубрики

© 2019 Все бланки на одном сайте · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru